Wer ein ISMS ohne Excel führen will, kennt das Problem meist sehr genau: Die erste Tabelle wirkt noch praktikabel, die fünfte Version mit mehreren Verantwortlichen, offenen Massnahmen und Audit-Nachweisen nicht mehr. Spätestens wenn Nachvollziehbarkeit, Zuständigkeiten und Management-Reporting gefragt sind, wird aus einer Arbeitsgrundlage schnell ein Risiko im eigenen Sicherheitsprozess.

Gerade für KMU, öffentliche Stellen und regulierte Organisationen ist das kein Detail. Ein Informationssicherheits-Managementsystem lebt nicht von Vorlagen, sondern von einem belastbaren Ablauf. Sicherheitsstatus erfassen, Lücken bewerten, Massnahmen steuern, Risiken dokumentieren und Fortschritte belegen - genau dort stösst Excel an seine Grenzen.

Warum ein ISMS ohne Excel sinnvoll ist

Excel ist nicht das Problem. Für Ad-hoc-Auswertungen oder einfache Übersichten bleibt es ein nützliches Werkzeug. Schwierig wird es, wenn Excel zur zentralen Steuerung eines ISMS wird. Dann müssen Tabellen plötzlich Rollen abbilden, Historien sichern, Freigaben dokumentieren und verschiedene Frameworks konsistent zusammenführen. Dafür wurde es nicht gebaut.

In der Praxis zeigt sich das schnell. Es entstehen mehrere Dateistände, Aussagen aus Assessments werden manuell übertragen, Massnahmenlisten verselbstständigen sich und Risiken werden in einer separaten Datei geführt. Das Ergebnis ist nicht nur aufwendig, sondern fehleranfällig. Wer eine Revision vorbereitet oder einen Nachweis für die Geschäftsleitung erstellen muss, investiert dann viel Zeit in die Suche nach dem aktuellen Stand.

Ein ISMS ohne Excel schafft hier vor allem eines: Ordnung mit System. Nicht weil eine Plattform per se besser aussieht, sondern weil sie Zusammenhänge strukturiert abbildet. Ein Befund aus einem Assessment führt direkt zu einer Massnahme. Eine Massnahme kann einem Risiko zugeordnet werden. Der Umsetzungsstand bleibt nachvollziehbar. Berichte basieren auf denselben Daten wie die operative Arbeit.

Wo Excel im ISMS konkret an Grenzen kommt

Der grösste Schwachpunkt ist meist nicht die Tabelle selbst, sondern der Medienbruch. Informationen werden an mehreren Stellen gepflegt, per E-Mail ergänzt oder in Meetings manuell abgeglichen. Sobald mehr als eine Person beteiligt ist, steigt der Abstimmungsaufwand deutlich.

Hinzu kommt die Frage der Revisionssicherheit. In vielen Organisationen muss nachvollziehbar sein, wer wann welche Bewertung vorgenommen, welche Massnahme beschlossen und welchen Status geändert hat. Mit Excel ist das nur eingeschränkt und oft nur mit zusätzlichen organisatorischen Regeln lösbar. Diese Regeln funktionieren so lange, wie alle diszipliniert mitziehen. Im Alltag ist das selten dauerhaft der Fall.

Auch beim Thema Framework-Abdeckung wird es unübersichtlich. Wer etwa einen Basis-Check, NIST-orientierte Anforderungen oder ISO 27001:2022 parallel betrachtet, landet in Tabellen schnell bei komplizierten Zuordnungen. Dann wird nicht mehr gesteuert, sondern verwaltet.

ISMS ohne Excel heisst nicht mehr Komplexität

Viele Verantwortliche zögern aus einem nachvollziehbaren Grund. Sie wollen Excel ablösen, aber nicht dafür ein schwerfälliges GRC-System einführen, das Monate bis zum produktiven Einsatz braucht. Diese Sorge ist berechtigt. Nicht jede Software vereinfacht die Arbeit.

Ein praxistaugliches ISMS ohne Excel muss deshalb drei Dinge leisten. Erstens muss es den tatsächlichen Prozess der Organisation abbilden und nicht nur Dokumente sammeln. Zweitens muss es ohne grossen Beratungsaufwand verständlich nutzbar sein. Drittens muss es Ergebnisse so aufbereiten, dass operative Teams und Management mit denselben Informationen arbeiten können, nur in unterschiedlicher Tiefe.

Genau an diesem Punkt trennt sich eine hilfreiche Lösung von einer weiteren administrativen Ebene. Wenn die Plattform den Sicherheitsstatus klar erfasst, Lücken automatisch auswertet, daraus konkrete Massnahmen ableitet und diese in ein Risikoregister überführt, entsteht ein echter Mehrwert. Dann wird das ISMS nicht nur dokumentiert, sondern gesteuert.

Der bessere Ablauf: Assessment, Auswertung, Massnahmen, Risiken

Ein funktionierendes ISMS ohne Excel folgt idealerweise einer klaren Logik. Am Anfang steht die strukturierte Erfassung des Ist-Zustands. Das kann entlang eines Standards oder Frameworks erfolgen, entscheidend ist jedoch, dass Bewertungen einheitlich und nachvollziehbar vorgenommen werden. Freitext allein reicht dafür selten aus.

Darauf folgt die Auswertung. Hier zeigt sich, ob aus Antworten tatsächlich Steuerungswissen wird. Eine gute Lösung macht Lücken sichtbar, priorisiert Handlungsbedarf und verdichtet Ergebnisse zu einem Bild, das sowohl Fachverantwortliche als auch die Geschäftsleitung verstehen. Sicherheit gewinnt intern nicht durch mehr Details, sondern durch bessere Entscheidungen.

Im nächsten Schritt werden Massnahmen abgeleitet. Auch hier ist Struktur wichtiger als Umfang. Eine Massnahme sollte einer Anforderung, einem Befund oder einem Risiko zugeordnet sein, einen Verantwortlichen haben und einen klaren Status besitzen. Sonst entsteht wieder nur eine Liste, die niemand verlässlich pflegt.

Erst dann entfaltet das Risikoregister seinen Wert. Risiken sind nicht einfach eine Sammlung denkbarer Szenarien, sondern die verdichtete Sicht auf relevante Schwachstellen, ihre Auswirkungen und den Umgang damit. Wenn Risiken direkt aus Assessments und Massnahmen heraus entstehen, bleibt der Kontext erhalten. Das macht die Steuerung belastbarer und spart Zeit.

Was eine gute Plattform für ein ISMS ohne Excel leisten sollte

Nicht jede digitale Lösung passt zu jeder Organisation. Für Schweizer KMU und Institutionen zählen aber meist ähnliche Anforderungen. Die Plattform sollte rollenbasiertes Arbeiten ermöglichen, damit Fachbereiche, IT, Compliance und Management in derselben Umgebung arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu blockieren.

Ebenso zentral ist die Nachvollziehbarkeit. Wer einen Status sieht, muss erkennen können, worauf er basiert. Wer einen Bericht erstellt, sollte ihn nicht ausserhalb des Systems manuell zusammensetzen müssen. Revisionssichere Dokumentation ist kein Zusatznutzen, sondern Kern eines belastbaren ISMS.

Wichtig ist auch die Praxisnähe bei den Frameworks. Viele Organisationen benötigen keine akademische Vollabdeckung, sondern eine saubere Umsetzung gängiger Anforderungen. Ob Cyber Security Basis Check, IKT-Minimalstandard mit NIST-Bezug oder ISO 27001:2022 - entscheidend ist, dass die Anforderungen in der täglichen Arbeit handhabbar bleiben.

Schliesslich spielt das Thema Datenhaltung eine grosse Rolle. Gerade in der Schweiz achten viele Organisationen zu Recht darauf, wo ihre sicherheitsrelevanten Daten gespeichert werden. Eine in der Schweiz geführte Cloud-Lösung schafft hier Vertrauen und unterstützt interne wie externe Anforderungen an Datenschutz und Governance.

Für wen sich ein ISMS ohne Excel besonders lohnt

Der Umstieg lohnt sich nicht erst für Konzerne. Im Gegenteil: Gerade kleinere und mittlere Organisationen profitieren besonders, weil sie knappe Ressourcen gezielt einsetzen müssen. Wenn dieselbe Person IT, Sicherheit, Lieferantenanforderungen und interne Nachweise koordiniert, ist jede unnötige Abstimmung ein Kostenfaktor.

Auch für Organisationen mit Rechenschaftspflichten ist der Schritt sinnvoll. Wer gegenüber Trägerschaften, Aufsichtsstellen, Kunden oder Auditoren regelmässig Auskunft geben muss, braucht verlässliche Zahlen und einen aktuellen Status. Ein manuell gepflegtes Konstrukt gerät dabei schnell unter Druck.

Besonders gross ist der Nutzen dort, wo Sicherheit teamübergreifend organisiert wird. Ein ISMS ist keine Einzelleistung der IT. Fachbereiche liefern Informationen, Verantwortliche setzen Massnahmen um und die Leitung erwartet verständliche Berichte. Ohne gemeinsame Plattform bleibt diese Zusammenarbeit oft bruchstückhaft.

Der realistische Blick auf den Umstieg

Ein ISMS ohne Excel bedeutet nicht, dass jede Tabelle sofort verschwinden muss. In vielen Organisationen gibt es bestehende Inhalte, die sinnvoll übernommen oder schrittweise abgelöst werden. Entscheidend ist, die führende Logik zu ändern. Nicht mehr die Datei ist das System, sondern die Plattform.

Dabei hilft ein pragmatischer Start. Zuerst wird der Ist-Zustand entlang eines passenden Frameworks erhoben. Danach werden die grössten Lücken sichtbar gemacht und in umsetzbare Massnahmen überführt. Mit jeder Aktualisierung steigt die Aussagekraft. Das System wird nicht auf einen Schlag perfekt, aber es wird von Beginn an belastbarer.

Genau dieser pragmatische Ansatz ist für viele Organisationen der richtige Weg. Eine Lösung wie SCMC zeigt, dass digitale Assessments, Auswertungen, Massnahmensteuerung und Risikoregister nicht kompliziert sein müssen, wenn sie auf den tatsächlichen Bedarf von KMU und Institutionen ausgerichtet sind.

Was am Ende wirklich zählt

Ein ISMS ohne Excel ist kein Selbstzweck und auch kein reines Softwareprojekt. Es geht darum, Cyber- und Informationssicherheit so zu organisieren, dass sie im Alltag steuerbar bleibt. Wer den Sicherheitsstatus klar erfassen, Lücken sauber bewerten, Massnahmen konsequent verfolgen und Risiken nachvollziehbar dokumentieren kann, gewinnt vor allem eines: volle Kontrolle über einen Bereich, der oft unnötig fragmentiert geführt wird.

Die beste Lösung ist daher nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, mit der Ihre Organisation verlässlich arbeitet - heute, beim nächsten Audit und auch dann, wenn aus einzelnen Befunden ein dauerhaft geführter Sicherheitsprozess werden soll.